Inventario del equipo
Qué equipo hay, dónde está y cuándo vence cada pieza del inmueble.
- Registra
- Tipo y ubicación
- Vencimientos
- Por equipo
- Orden
- Por área
Expediente para Protección Civil y STPS · CDMX y Estado de México
Gestión documental contra incendio
Reunimos, ordenamos y mantenemos al día el expediente del equipo contra incendio de tu inmueble: evidencia de servicio, bitácora, programa anual y constancias, listos para una verificación.
En una verificación no solo se revisa el equipo: se pide el papel que demuestra que está vigente y que el personal está capacitado. Casi siempre ese papel existe, pero repartido entre tres proveedores, un cajón y el correo de alguien que ya no trabaja ahí.
Aquí está qué lleva el expediente, quién genera cada documento, cuánto tiempo se guarda y qué no cubre este servicio. Escríbenos con el giro y la superficie para empezar por el inventario.
Qué lleva el expediente
La carpeta de protección civil
en un solo índice
El expediente del equipo contra incendio se arma con documentos que ya existen o que se generan con cada servicio.
Ningún documento del expediente se «tramita» aparte: la etiqueta sale del mantenimiento, la constancia de la capacitación y el acta del simulacro. Lo que hacemos es reunirlos, ordenarlos y detectar lo que falta.
Las cinco primeras fichas son los apartados del expediente. Las tres últimas: el formato de bitácora, la inspección para saber qué hay y lo que pide Protección Civil.
Evidencia de servicio
Etiquetas, collarines y órdenes de servicio de cada extintor, en orden.
- Etiqueta
- Con dictamen
- Collarín
- PQS con manómetro
- Orden
- Folio por servicio
Bitácora mensual
El registro de la revisión que hace tu personal cada mes, lista para usar.
- Quién
- Tu personal
- Norma
- NOM-002-STPS
- Se guarda
- Tres años
Programa anual
El calendario de revisiones, mantenimientos y pruebas de todo el equipo.
- Incluye
- Revisión y pruebas
- Periodo
- Anual
- Evita
- Vencimientos
Constancias del personal
DC-3 de cada trabajador capacitado y actas de los simulacros realizados.
- DC-3
- Por trabajador
- Simulacros
- Acta por ejercicio
- Brigada
- Censo por turno
Bitácora de extintores
El formato de revisión mensual, alineado a los puntos que pide la norma.
- Formato
- Descargable
- Para
- Revisión mensual
- Costo
- Sin costo
Inspección y dictamen
Si no sabes qué equipo tienes ni qué venció, el expediente empieza aquí.
- Revisa
- Todo el equipo
- Entrega
- Reporte priorizado
- Sirve para
- El inventario
Qué exige Protección Civil
El trámite del Programa Interno y lo que revisa la autoridad local.
- Trámite
- Programa Interno
- CDMX
- Tercero acreditado
- Zonas
- CDMX y Edomex
Documento por documento
Qué acredita cada documento
y quién lo genera
Saber quién genera cada papel es lo que permite reponer el que falta.
Hay documentos que genera el proveedor con cada servicio, otros que genera tu personal cada mes y otros que emite un tercero. Ninguno se puede sustituir con otro.
La última columna es la norma que lo pide: es la misma referencia que va en el índice del expediente.
| Documento | Qué acredita | Quién lo genera | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Inventario del equipo | Qué equipo hay, dónde y cuándo vence | Tu empresa, con nuestro apoyo | Base para cumplir la NOM-002 |
| Etiqueta y collarín | Que el extintor recibió servicio conforme a norma | El taller que da el servicio | NOM-154-SCFI-2005 |
| Orden de servicio foliada | Qué se le hizo a cada equipo y cuándo | El taller; la conserva al menos 2 años | NOM-154-SCFI-2005 |
| Bitácora de revisión mensual | Que tu personal revisa los extintores cada mes | Tu personal | NOM-002-STPS-2010, 7.2 y 7.3 |
| Programa anual de revisión y pruebas | Que el equipo tiene calendario de servicio | Tu empresa, con nuestro apoyo | NOM-002-STPS-2010, 7.4 |
| Constancias DC-3 | La capacitación de cada trabajador | El agente capacitador | Formato de la STPS |
| Actas de simulacro | Los ejercicios realizados y su resultado | Tu brigada | NOM-002-STPS-2010, 5.7 |
Lo que más falta
Los huecos que más encontramos
en un expediente
Casi ningún expediente está vacío. Lo común es que tenga huecos que alguien va a preguntar.
Cada hueco tiene una forma correcta de reponerse y una forma que parece más rápida pero no resiste una verificación.
La regla de fondo es una: el historial no se fabrica hacia atrás. Lo que falta se genera desde hoy y a partir de hoy cuenta.
| Hueco | Qué pasa en la verificación | Cómo se repone | Qué no hacer |
|---|---|---|---|
| Extintor sin etiqueta o sin dictamen | No hay evidencia de servicio | Mantenimiento conforme a la NOM-154 | Comprar una calcomanía sin servicio detrás |
| Bitácora sin llenar | La revisión mensual no se puede acreditar | Formato y responsable desde este mes | Llenar de golpe los meses atrasados |
| Equipo sin ficha técnica | No se acredita qué equipo es | Pedir la ficha al fabricante o al proveedor | Usar la ficha de otro modelo |
| DC-3 de personal que ya no está | La brigada solo existe en el papel | Capacitar a quienes la integran hoy | Presentar constancias de exempleados |
| Simulacro sin acta | El ejercicio no se puede acreditar | Registrar el siguiente con su acta | Redactar actas de simulacros que no se hicieron |
| Papeles de tres proveedores | Nadie sabe qué vence ni cuándo | Un solo índice por equipo | Presentar la carpeta sin revisar |
Con claridad
Qué integramos
y qué no sustituimos
Ordenar el expediente del equipo no es lo mismo que hacer el Programa Interno de Protección Civil.
El Programa Interno es un documento formal con requisitos propios —análisis de riesgos, brigadas, simulacros, directorio— y en la Ciudad de México se integra con la carta de corresponsabilidad de un Tercero Acreditado.
Lo que hacemos es la parte documental del equipo contra incendio, que es un insumo de ese programa.
| Documento | ¿Lo integramos? | Quién lo emite o firma |
|---|---|---|
| Evidencia de servicio del equipo | Sí, reunida y ordenada por equipo | El taller que dio el servicio |
| Bitácora mensual y programa anual | Sí, te los dejamos armados | Tu empresa |
| Constancias DC-3 y actas de simulacro | Sí, integradas al expediente | El agente capacitador y tu brigada |
| Programa Interno de Protección Civil | No lo sustituimos: es un insumo | En CDMX, con carta de corresponsabilidad de un Tercero Acreditado |
| Póliza de responsabilidad civil | No | Tu aseguradora; en CDMX la piden a mediano y alto riesgo |
Inventario · Base del expediente
Inventario
del equipo
Todo expediente empieza por saber qué hay. Levantamos o reconstruimos el inventario del equipo contra incendio del inmueble —tipo, capacidad, ubicación y fechas— para que cada documento tenga a qué equipo pegarse y cada vencimiento aparezca antes de que llegue.
- Tipo y capacidad Cada equipo identificado por agente, capacidad y modelo.
- Ubicación por área Dónde está cada pieza, en el mismo orden del recorrido.
- Fechas clave Último servicio y última prueba hidrostática por equipo.
- Lo que falta Equipo sin documento o documento sin equipo.
Evidencia de servicio · NOM-154-SCFI-2005
Evidencia
de servicio
Es lo primero que se revisa del papel: que cada extintor tenga su etiqueta con los datos que exige la NOM-154, incluido el número de dictamen del taller, su collarín cuando le toca y la orden de servicio que lo respalda. Reunimos esa evidencia de cualquier proveedor que la haya generado y la ordenamos por equipo.
- Etiqueta completa Datos del taller, fecha y número de dictamen NOM-154.
- Collarín En los PQS de presión contenida con manómetro.
- Orden de servicio Folio, fecha, cliente, tipo y capacidad de cada equipo.
- De cualquier proveedor La evidencia vale sin importar quién dio el servicio.
Bitácora mensual · NOM-002-STPS-2010
Bitácora
de revisión mensual
La revisión mensual la hace tu personal y no la sustituye ningún proveedor. Lo que la vuelve evidencia es el registro: fecha, responsable, lo que se revisó, las anomalías y su seguimiento. Te dejamos la bitácora armada con los puntos que pide la norma y un responsable asignado.
- Puntos de la norma Ubicación, acceso, seguro, manómetro, daños y etiqueta.
- Responsable Una persona asignada que firma cada mes.
- Anomalías Qué se encontró y qué se hizo al respecto.
- Tres años La NOM-002 pide conservar los registros ese tiempo.
Programa anual · NOM-002-STPS-2010, 7.4
Programa anual
de revisión y pruebas
El programa anual pone fecha a todo lo que el equipo necesita durante el año: mantenimiento de extintores, prueba hidrostática del que le toca, revisión de la red hidráulica y de la detección. Con él, el vencimiento no llega por sorpresa a mitad de una verificación.
- Todo el equipo Extintores, detección, red hidráulica y señalización.
- Con fecha Cada servicio agendado antes de que venza.
- Prueba hidrostática Los cilindros que cumplen 5 años, identificados.
- Aviso previo Te avisamos cuándo toca cada servicio.
Constancias del personal · DC-3 y simulacros
Constancias
del personal
La otra mitad del expediente no es del equipo sino de las personas: las constancias DC-3 de quienes se capacitaron, el censo de la brigada por turno y el acta de cada simulacro. Las integramos al mismo índice y te decimos cuáles corresponden a personal que ya no está.
- DC-3 por trabajador Firmada por el agente capacitador que impartió el curso.
- Censo de brigada Quién integra cada brigada y en qué turno.
- Actas de simulacro Una por ejercicio, con participantes y resultados.
- Personal vigente Constancias de quien sigue en la brigada, no de exempleados.
Por dónde empezar
Qué hacemos primero
según tu situación
El orden cambia si tienes una verificación encima o si estás empezando de cero.
Con observaciones de una verificación en la Ciudad de México, el plazo para ofrecer pruebas es de 10 días hábiles desde el acta: ahí se ataca primero lo observado.
Sin prisa, conviene empezar por el inventario: sin él, cualquier carpeta es una suma de papeles sueltos.
| Tu situación | Qué hacemos primero | Qué recibes |
|---|---|---|
| Sin expediente | Inventario del equipo y de los documentos que existan | Índice con lo que hay y lo que falta |
| Papeles de varios proveedores | Ordenar por equipo y detectar vencimientos | Expediente único con su programa anual |
| Verificación programada | Lo que el verificador revisa primero: evidencia de servicio y bitácora | Expediente listo para presentar |
| Con observaciones en CDMX | Lo observado, dentro de los 10 días hábiles del acta | Evidencia para acreditar la corrección |
Cómo lo hacemos
Del cajón
al expediente al día
La misma secuencia para una oficina que para un complejo con varios edificios.
El paso que más cuesta es el cuarto: reponer lo que falta de la forma correcta, generando evidencia nueva y nunca historial hacia atrás.
Una vez armado, el expediente se mantiene con dos cosas: la bitácora que llena tu personal y el programa que agenda los servicios.
-
Inventario documental
Qué documentos existen, de qué equipo y de qué proveedor, y cuáles vencieron.
-
Recopilación
Fichas técnicas, constancias de servicio y de capacitación, actas de simulacro.
-
Orden por equipo
Cada documento ligado a su equipo, en un índice con su fundamento.
-
Detección de faltantes
Separamos lo que falta, está vencido o no corresponde al equipo.
-
Reposición
Lo faltante se genera desde hoy: servicio, ficha o capacitación.
-
Índice del expediente
Dejamos un índice que muestra el documento y su fundamento.
-
Programa anual
Armamos el calendario de revisión y pruebas del equipo.
-
Bitácora mensual
Integramos la bitácora para mantener el expediente actualizado.
Normatividad
Qué norma pide
cada documento
El índice del expediente sigue la misma estructura que las normas que lo exigen.
La NOM-002 pide los registros del patrón; la NOM-154, la evidencia del taller; la STPS, el formato de capacitación. La ley local de protección civil agrega el Programa Interno.
Conocer el fundamento de cada papel es lo que permite defenderlo en una verificación.
| Norma | Qué exige | Documento que genera |
|---|---|---|
| NOM-002-STPS-2010, 7.2 y 7.3 | Revisión mensual de los extintores con registro de anomalías y seguimiento | Bitácora mensual |
| NOM-002-STPS-2010, 7.4 | Programa anual de revisión y pruebas del equipo contra incendio | Programa anual |
| NOM-002-STPS-2010 · registros | Conservar los registros tres años | Archivo del expediente |
| NOM-002-STPS-2010, 5.7 | Simulacros planeados por escrito y con resultados registrados | Actas de simulacro |
| NOM-154-SCFI-2005 | Etiqueta con dictamen, collarín en PQS con manómetro | Evidencia de servicio |
| NOM-154-SCFI-2005 · orden | Orden de servicio foliada que el taller conserva al menos dos años | Respaldo de cada servicio |
| Formato DC-3 (STPS) | Acredita la capacitación de cada trabajador | Constancias del personal |
| LGIRPC CDMX | Programa Interno con carta de corresponsabilidad y póliza en mediano y alto riesgo | Trámite aparte; el expediente es un insumo |
Lo que no se puede hacer es fabricar historial hacia atrás. Un equipo sin documentación de origen se documenta desde su siguiente servicio, y desconfía de quien ofrezca lo contrario.
Por qué con nosotros
Un expediente que se sostiene
porque es real
Ordenamos lo que existe, reponemos lo que falta y nunca inventamos lo que no pasó.
Trabajamos con la documentación de cualquier proveedor, no solo la nuestra. Y si contratas el programa de mantenimiento, la evidencia se actualiza sola con cada servicio.
Escríbenos por WhatsApp con el giro, la superficie y si tienes una verificación programada, y empezamos por el inventario.
Qué incluye la gestión documental
Inventario documental del equipo contra incendio: qué existe, qué está vencido y qué falta, con recopilación de fichas técnicas y certificados del equipo instalado.
Ordenamiento de etiquetas, collarines y órdenes de servicio por equipo, integración del programa anual de revisión y pruebas, y bitácora mensual lista para tu personal.
Integración de constancias DC-3, censo de brigada y actas de simulacro, con un índice del expediente que cita la norma de cada apartado.
Cómo lo hacemos
-
De cualquier origen
Reunimos la documentación sin importar qué proveedor la generó.
-
Nada hacia atrás
Lo que falta se genera desde hoy con un servicio o una capacitación reales.
-
Con claridad
Te decimos qué integramos y qué, como el Programa Interno, va por otro camino.
Directorio por giro
Giros que lo
necesitan
Negocios cuya ficha de Protección Civil recomienda gestión documental de protección contra incendio.
Oficinas y corporativos
Propietario o arrendatario, CO₂ en el site y cuándo una oficina es de alto riesgo.
Oficinas
Plazas comerciales
Dictamen de Bomberos, áreas comunes y el expediente del local.
Plazas comerciales
Restaurantes
Clase K a 10 m, detector de gas, dictamen de gas LP y el umbral de 500 m².
Restaurantes
Bares y antros
Permiso de impacto zonal, visto bueno anual, aforo y salidas en penumbra.
Bares y antrosClínicas y hospitales
TR hospitalario, dictamen de Bomberos y sistemas por nivel.
Clínicas y hospitales
Todos los giros
Requisitos de Protección Civil por tipo de negocio en CDMX y Edomex.
Protección civil por giroServicios y guías relacionados
Lo que alimenta el expediente y lo que lo revisa.
- Inspección y dictamenEl estado real del equipo.
- Mantenimiento de extintoresEtiqueta y collarín nuevos.
- Capacitación DC-3Constancias del personal.
- Bitácora de extintoresFormato de revisión mensual.
- Acta de simulacroEl registro de cada ejercicio.
- Qué revisa Protección CivilLos bloques de una visita.
- Programa de mantenimientoEl calendario del año.
- Qué exige Protección CivilTrámite en CDMX y Edomex.
Preguntas frecuentes
Preguntas
sobre el expediente
Lo que más nos preguntan antes de ordenar el expediente: qué documentos piden, qué pasa con lo que falta y qué no cubre este servicio.
Si tu caso no aparece aquí, escríbenos con el giro, la superficie y si ya tienes una verificación programada.
Las respuestas citan la norma cuando aplica; lo que falta en tu expediente lo vemos en el inventario.